Kilometergeld in Österreich: Anspruch, Voraussetzungen & Abrechnung

Das amtliche Kilometergeld wird anders als das Pendlerpauschale nicht für regelmäßige Fahrten zur Arbeit, sondern für die Kosten, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise anfallen, gewährt.
Welche Kosten von dem Kilometergeld abgedeckt werden, in welcher Höhe es gezahlt wird, wer Anspruch darauf hat und vieles mehr können Sie hier lesen.

Wissenswertes zum Thema

Das Kilometergeld wird in Österreich als eine Pauschale gewährt, mit der die Kosten für eine Dienstreise abgedeckt werden. Die Höhe der Kosten, die erstattet werden, differieren je nach verwendetem Verkehrsmittel und die Pauschalen werden regelmäßig an das geltende Preisniveau angepasst. Die letzte Anpassung fand im Jahr 2011 statt.

Wer hat Anspruch?

Anspruch auf Kilometergeld haben Personen, die eine Dienstfahrt unternehmen und dazu ein Fahrzeug nutzen, für dessen Betrieb sie selbst aufkommen.
Unerheblich ist dabei, ob das Fahrzeug auch auf sie zugelassen ist.
Wird die Fahrt mit einem Dienstfahrzeug unternommen, für dessen Betrieb der Arbeitgeber aufkommt, besteht kein Anspruch.

Unter welchen Voraussetzungen wird gezahlt?

Das Kilometergeld wird gezahlt, wenn

  • es sich um eine Dienstfahrt oder Dienstreise handelt
  • ein privates Fahrzeug genutzt wird
  • der amtliche Höchstsatz von 30.0000 km jährlich nicht überschritten wird
  • die Fahrt durch ein Fahrtenbuch oder andere Unterlagen dokumentiert wird

Diese Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit das Kilometergeld gezahlt wird.

Was gilt als Dienstfahrt oder Dienstreise?

Die regelmäßigen Fahrten vom Wohnort zur Arbeitsstätte gelten nicht als Dienstfahrt, sondern nur Fahrten, die von Dienstgeber offiziell angeordnet werden und die rein einem dienstlichen Zweck dienen, fallen unter diese Definition.
Das trifft beispielsweise zu für

  • dienstliche angeordnete Fahrten zu einer anderen Filiale des Unternehmens
  • Fahrten von der Geschäftsstelle zum Kunden
  • Fahrten vom Home Office zur Geschäftsstelle

Von wem wird es ausgezahlt?

Das Kilometergeld wird für Dienstangehörige des Bundes vom Saat und für Arbeitnehmer vom Arbeitgeber gezahlt.
Die Regelungen des amtlichen Kilometergeldes sind daher nur für Beamte und andere Dienstangehörige des Bundes verpflichtend. In der Privatwirtschaft wird das amtliche Kilometergeld als Richtwert betrachtet und die tatsächliche Höhe wird in Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen oder individuellen Verträgen vereinbart.

Haben auch Selbstständige Anspruch?

Selbstständige haben dann einen Anspruch auf Kilometergeld, wenn sie die Kosten nicht anderweitig absetzen. Dabei ist unter anderem relevant, ob das genutzte Fahrzeug zum Betriebsvermögen gehört oder lediglich betrieblich genutzt wird.

Welchen Unterschied macht es, ob das genutzte Fahrzeug als Betriebsvermögen gilt oder nur zur betrieblichen Nutzung verwendet wird?

Selbstständige haben die Möglichkeit, das Fahrzeug als Betriebsvermögen geltend zu machen oder es lediglich betrieblich zu nutzen.
Dabei kommt es darauf an, in welchem Ausmaß das Fahrzeug betrieblich genutzt wird. Übersteigt die betriebliche Nutzung 50 %, wird das Fahrzeug als Betriebsvermögen angesehen. Ist die betriebliche Nutzung geringer, wird es lediglich zur betrieblichen Nutzung verwendet.
Hinsichtlich des Kilometergelds ist diese Unterscheidung bedeutsam, da bei betrieblich genutzten Fahrzeugen zwischen dem Geltendmachen des amtlichen Kilometergeldes und der Abrechnung der tatsächlichen Betriebskosten gewählt werden kann. Wird das Fahrzeug als Betriebsvermögen geführt, müssen die tatsächlichen Betriebskosten abgerechnet werden.

Hinweis
Das Kilometergeld als pauschal berechneter Durchschnittswert liegt vor allem bei Fahrzeugen, die nur einen geringen Kostenaufwand mit sich bringen, höher als die tatsächlichen Kosten. Wer die Wahl hat, hat hier oft Vorteile, wenn er das amtliche Kilometergeld statt der Abrechnung der tatsächlichen Betriebskosten wählt.

Was ist der Unterschied zwischen den tatsächlichen Betriebskosten und dem Kilometergeld?

Bei dem amtlichen Kilometergeld, an dem sich auch die Vereinbarungen orientieren, die in Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen oder privaten Verträgen hinsichtlich der Zahlungen von Kilometergeld getroffen werden, handelt es sich um einen Pauschalbetrag.
Die tatsächlichen Kosten können sowohl nach oben als auch nach unten von dem Pauschalbetrag abweichen.
Ist mit einem Arbeitnehmer für die Abrechnung der Kosten einer Dienstfahrt der Pauschalbetrag vereinbart worden, können gegenüber dem Arbeitgeber oder Dienstherren keine höheren Aufwendungen geltend gemacht werden.
Können höhere Aufwendungen beispielsweise durch ein Fahrtenbuch oder andere Unterlagen nachgewiesen werden, kann die Differenz jedoch im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung beim Finanzamt steuerlich geltend gemacht werden.

Besteht ein Rechtsanspruch auf das amtliche Kilometergeld?

Ein Rechtsanspruch darauf, das amtliche Kilometergeld tatsächlich in der vorgeschriebenen Höhe ausgezahlt zu bekommen, besteht nur für Beamte und andere Bundesbedienstete, denn nur für sie hat das amtliche Kilometergeld bindenden Charakter.
Alle anderen Arbeitnehmer haben jedoch einen Rechtsanspruch darauf, das Kilometergeld in der im Kollektivvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder im individuellen Vertrag vereinbarten Höhe ausgezahlt zu bekommen.

Wie hoch ist das amtliche Kilometergeld?

Das amtliche Kilometergeld wird mit Stand Dezember 2017 für Fahrten mit einem privaten PKW in Höhe von 0,42 € pro Kilometer gewährt.
Rechtlich bindend ist dieser Betrag nur für Beamte oder andere Dienstangehörige des Bundes.
Für privatrechtliche Arbeitsverträge dient er jedoch als Anhaltspunkt für die dort in Kollektivverträgen, Betriebsverordnungen oder individuellen Verträgen vereinbarte Höhe des Kilometergeldes.

Wird das Kilometergeld nur bei Fahrten mit dem PKW gezahlt?

Das Kilometergeld wird nicht nur für Fahrten mit dem PW gezahlt. Auch wenn andere Fahrzeuge wie beispielsweise ein Motorrad oder ein Fahrrad genutzt werden oder wenn die dienstlich angeordneten Wege zu Fuß zurückgelegt werden, besteht der Anspruch auf ein Kilometergeld.
Die Höhe des Kilometergeldes beträgt

  • für Wege, de zu Fuß oder mit dem Fahrrad zurückgelegt werden 0,38 € ab einer Wegstrecke von 2 Kilometern
  • für Fahrten mit einem Mofa oder Motorrad mit weniger als 250 ccm Hubraum 0,24 €
  • für Fahrten mit einem Motorrad mit mehr als 250 ccm Hubraum 0,24 €
  • für jeden Mitfahrer 0,05 €

Was ist der Unterschied zwischen Kilometergeld und amtlichem Kilometergeld?

Das amtliche Kilometergeld wird in der Reisegebührenvorschrift des Bundes festgelegt. Es ist nur für Beamte und andere Dienstangehörige des Bundes verpflichtend und wird diesen vom Staat als ihrem Arbeitgeber gezahlt.
In der Privatwirtschaft gelten die Werte des amtlichen Kilometergeldes als Richtwerte, die tatsächliche Höhe wird jedoch zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ausgehandelt oder ist im Kollektivvertrag festgeschrieben.

Was ist, wenn das gezahlte Kilometergeld von dem amtlichen Satz abweicht?

Da das Kilometergeld in der Privatwirtschaft von den Sätzen des amtlichen Kilometergeldes abweichen kann, kann es in der Praxis durchaus vorkommen, dass das gezahlte Kilometergeld höher oder niedriger ist als das amtliche Kilometergeld.
Wird dem Arbeitnehmer weniger als das amtliche Kilometergeld, ausgezahlt, so kann er die Differenz im Zuge des Jahresausgleichs geltend machen.
Zahlt der Arbeitgeber ein Kilometergeld, das über dem amtlichen Kilometergeld liegt, so muss die Differenz versteuert werden. Sie gilt als zusätzliches Einkommen

Wie wird das Kilometergeld versteuert?

Das amtliche Kilometergeld ist steuerfrei. Es gilt zugleich als der Höchstsatz, der steuerfrei bezogen werden kann.
Übersteigt das tatsächlich vom Arbeitgeber gezahlte Kilometergeld den amtlichen Höchstsatz, muss die Differenz als zusätzliches Einkommen versteuert werden.
Zahlt der Arbeitgeber also beispielsweise bei dem derzeit geltenden Höchstsatz von 0,42 € stattdessen 0,50 € Kilometergeld, werden pro Kilometer 0,08 € angerechnet, die als zusätzliches Einkommen versteuert werden müssen.

In welchen Fällen wird kein Kilometergeld gezahlt?

Kein Kilometergeld wird gezahlt wenn

  • es sich bei der Fahrt nicht um eine Dienstfahrt handelt
  • die Fahrt nicht mit einem Privat PKW unternommen wurde
  • kein Fahrtenbuch oder sonstiger Nachweis geführt wurde

Selbstständige können das Kilometergeld nicht geltend machen, wenn sie die Kosten für den PKW bereits als Betriebseigentum abschreiben. In diesem Fall können nur die tatsächlich anfallenden Kosten geltend gemacht werden.

Ist ein Fahrtenbuch notwendig, um Kilometergeld zu erhalten?

Das Fahrtenbuch oder ein anderer schriftlicher Nachweis ist unerlässlich um das Kilometergeld geltend zu machen.
Im Fahrtenbuch sollten folgende Daten notiert werden:

  • Datum der Dienstfahrt
  • Start- und Zielort
  • Uhrzeiten bei Abfahrt und Ankunft
  • Kilometerstände bei Abfahrt und Ankunft
  • Zweck der Fahrt

Neben den Dienstfahrten müssen in dem Fahrtenbuch auch die privaten Fahrten dokumentiert werden.
Zusätzlich ist angeraten, auch Tankquittungen im Fahrtenbuch abzuheften.

Welche Kosten werden durch das Kilometergeld abgegolten?

Bei dem Kilometergeld handelt es sich um eine Pauschale, die sich aus unterschiedlichen Faktoren zusammensetzt.
Wer das Kilometergeld bezieht, der kann Kosten für die einzelnen Kostenfaktoren, die mit der Pauschale abgegolten sind, nicht mehr gesondert geltend machen.
Das Kilometergeld deckt anteilig Kosten für diese Faktoren ab:

  • Wertverlust/Abschreibung
  • Wartung und Reparaturen, die sich aus dem laufenden Betrieb ergeben
  • Kraftsoff
  • Öl
  • Steuern und Gebühren
  • Finanzierungskoste wie Kreditraten oder Leasingraten
  • Zusatzausrüstungen wie Winterreifen
  • sämtliche Versicherungen
  • Mitgliedsbeiträge des Autofahrerclubs
  • Kosten für Autoradio und Navigationsgerät
  • Parkgebühren
  • Mautgebühren im In- und Ausland

Entstehen für einen dieser Faktoren Kosten, die über die von dem Kilometergeld abgedeckten Kosten hinausgehen, können diese nicht extra beim Arbeitgeber geltend gemacht werden. Wenn sie nachgewiesen werden können, können sie jedoch im Zuge des Jahresausgleichs geltend gemacht und von der Steuer abgesetzt werden.

Beinhaltet das Kilometergeld auch andere Kosten wie beispielsweise Verpflegungs- oder Übernachtungskosten?

Nein, das Kilometergeld bezieht sich nur auf die reinen Fahrtkosten und die Kosten, die für das Fortbewegungsmittel anfallen.
Eventuell anfallende Kosten für Verpflegung und Übernachtung können gesondert geltend gemacht werden.

Was ist der Unterschied zwischen den tatsächlichen Betriebskosten und dem Kilometergeld?

Während das Kilometergeld eine Pauschale ist, das Durchschnittskosten für die abgedeckten Kosten zugrunde legt, werden bei der Abrechnung der tatsächlichen Betriebskosten die tatsächlich angefallenen Kosten berechnet.
Vor allem für PKW die eher niedrige Betriebskosten verursachen, ist die Abrechnung über das pauschale Kilometergeld oft günstiger, wohingegen bei PKW mit überdurchschnittlich hohen Betriebskosten durchaus auch höhere Kosten zustande kommen können.
Eine Wahl zwischen der Geltendmachung von Kilometergeld oder der Abrechnung der tatsächlichen Betriebskosten haben jedoch nur Selbstständige, die einen PKW nutzen, der nicht zum Betriebsvermögen gehört.

Quellen: